Dedykowany CRM czy gotowy SaaS – co wybrać w firmie biotech?

Pytanie, które słyszę od prowadzących firmy biotechnologiczne chyba najczęściej: „Wystarczy nam HubSpot czy lepiej zrobić coś własnego?” Odpowiedź nie jest jednoznaczna, ale spróbuję ją rozłożyć na czynniki pierwsze, żebyś mógł zdecydować sam.

Kiedy SaaS to dobry wybór

Jeśli prowadzisz małą firmę, masz kilku handlowców, sprzedajesz w miarę standardowy produkt i procesy nie są bardzo specyficzne, nie ma po co wyważać otwartych drzwi. Pipedrive, HubSpot czy Salesforce dadzą ci wszystko, czego potrzebujesz, za sensowne pieniądze. Wdrożenie to kilka dni, koszt miesięczny zaczyna się od kilkudziesięciu euro na użytkownika.

Do tego dochodzi olbrzymia społeczność, tony tutoriali i integracje z praktycznie wszystkim. Próba zbudowania czegoś podobnego od zera to kilkaset tysięcy złotych i minimum pół roku pracy.

Kiedy warto pomyśleć o dedykowanym rozwiązaniu

Sytuacja zmienia się, gdy twoje procesy są nietypowe. W biotechu to norma. Typowe przykłady:

• Zarządzanie projektami badawczo-rozwojowymi, które mają specyficzne etapy i gatekeepers
• Integracja z LIMS-em i przenoszenie danych o próbkach do kontekstu sprzedaży
• Regulacje – GMP, ISO 17025, RODO z danymi medycznymi wymagają specyficznych poziomów uprawnień i audit trailu, których gotowe CRM-y często nie dają
• Specyficzne reguły cenowe dla kontraktów B2B, np. rabaty od wolumenu, wielopoziomowe akceptacje

W takich sytuacjach SaaS albo nie wystarcza, albo kosztuje więcej niż budowa własnego systemu (bo wymaga kilku dodatkowych integracji, customowych pól i wtyczek, za które się doliczają).

Trzecia droga: SaaS plus nadbudówka

Bardzo często optymalne rozwiązanie to hybryda. Zostawiasz HubSpota do podstawowych rzeczy (deale, kontakty, maile), a nad nim budujesz cienką warstwę do specyficznych procesów. Ta warstwa rozmawia z HubSpotem przez API i uzupełnia funkcje, których brakuje. Koszt takiej nadbudówki to zwykle 20-40 tys. zł, a zostawia ci wszystkie zalety SaaS-a.

Jak policzyć, co się opłaca

Zrób sobie prostą tabelę:

• Koszt SaaS w trzy lata (licencje + dodatki + wdrożenie)
• Koszt dedykowanego CRM-u (budowa + utrzymanie przez 3 lata)
• Różnice funkcjonalne i ile godzin pracy rocznie oszczędzasz dzięki nim

Jeśli różnica w godzinach pracy przekracza koszt zbudowania dedykowanego rozwiązania w trzy lata, idź w dedykowane. Jeśli nie, zostań przy SaaS.

O czym często zapomina się w decyzji

Własność danych. Jeśli twój CRM siedzi na zagranicznym serwerze i pewnego dnia dostawca zmieni cennik albo zamknie produkt (zdarza się), jesteś w kropce. Dedykowany system to pełna własność, dane na twoim serwerze, kontrola nad roadmapem. Dla niektórych to argument sam w sobie.

Jeśli skłaniasz się w stronę własnego rozwiązania, zajrzyj do opisu naszej usługi dedykowanego CRM. Jeżeli potrzebujesz też integracji z innymi systemami czy budowy dodatkowych modułów, warto zobaczyć jak podchodzimy do oprogramowania na zamówienie.

Na koniec

Nie ma jednej dobrej odpowiedzi. Zbyt często widzę firmy, które kupiły drogi SaaS, bo był modny, i firmy, które zbudowały własny CRM, bo „SaaS-om się nie ufa”, choć kompletnie im nie był potrzebny. Decyzja powinna wynikać z realnego policzenia kosztów, nie z emocji czy mody.